Когда проектная документация готова, но экспертиза не может начаться из-за документов заказчика

В Новгородской области возник спор о том, можно ли считать выполненными работы по разработке проектной документации, если исполнитель подготовил комплект и неоднократно направлял его на государственную экспертизу, но положительное заключение проверки достоверности определения сметной стоимости получить не удалось из-за отсутствия документов, которые должен был предоставить заказчик.

Ситуация по делу № А44-5048/2024 интересна тем, что здесь недостаточно было установить сам факт разработки проектной документации. Для оценки результата пришлось разделить несколько связанных вопросов: что именно предусматривал контракт, какие материалы исполнитель действительно передал, какие документы требовала государственная экспертиза, кто мог предоставить недостающие сведения и являлось ли получение положительного заключения частью результата работ.

Что предусматривал контракт

Исполнитель выполнял работы по разработке проектно-сметной документации для объекта культурного наследия. В техническом задании отдельно предусматривались разработка проектной документации, проведение необходимых согласований, прохождение историко-культурной экспертизы и представление материалов для государственной экспертизы.

Суд установил, что проектно-сметная документация была разработана и передана заказчику в электронной форме. Передача подтверждалась актами от 15 мая 2023 года, 30 июня 2023 года и 15 ноября 2023 года. Кроме того, заказчику был передан акт историко-культурной экспертизы документации.

Таким образом, спор не сводился к вопросу о том, существовал ли вообще результат проектирования. Основной вопрос состоял в том, можно ли считать обязательства исполнителя выполненными в предусмотренном контрактом объеме при отсутствии положительного заключения государственной экспертизы по достоверности определения сметной стоимости.

Комплект несколько раз направлялся на государственную экспертизу

Для прохождения государственной экспертизы исполнитель самостоятельно загружал комплект документов в государственное автономное учреждение «Управление государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий Новгородской области».

24 ноября 2023 года исполнитель обратился к заказчику с требованием представить документы, необходимые для проведения экспертизы. После этого 18 и 20 декабря были направлены дополнительные запросы.

21 декабря 2023 года комплект документов был повторно загружен в учреждение. Однако 22 декабря исполнитель получил замечания к комплектности представленных материалов. В частности, отсутствовало письмо главного распорядителя бюджетных средств с уточненным наименованием объекта и дополнительными сведениями о стоимости объекта в текущих ценах по состоянию на II квартал 2023 года. Также отсутствовала доверенность от заказчика на исполнителя с необходимым сроком действия.

Ситуация показывает важную особенность экспертной проверки: даже при наличии самой проектной документации государственная экспертиза не может перейти к рассмотрению комплекта по существу, если не выполнены требования к составу заявления и документам, подтверждающим полномочия заявителя и необходимые исходные сведения.

Почему повторная подача также не решила вопрос

29 марта 2024 года проектная документация снова была загружена для проверки достоверности определения сметной стоимости. Однако 2 апреля 2024 года учреждение вновь отказало в принятии комплекта.

На этот раз среди замечаний были отсутствие документа, подтверждающего полномочия заявителя, а также решения главного распорядителя бюджетных средств, принятого в установленном порядке и содержащего сведения о сметной либо предполагаемой предельной стоимости объекта.

Для оценки результата это обстоятельство имело принципиальное значение. Речь шла уже не о том, что эксперт обнаружил в самой проектной документации техническую ошибку. Отказ был связан с отсутствием документов, без которых учреждение не могло принять заявление на соответствующую проверку.

Кто должен был предоставить недостающие документы

Исполнитель ссылался на то, что необходимые документы находились у заказчика и самостоятельно получить их он не мог. Поэтому исполнитель утверждал, что невозможность завершить получение положительного заключения была вызвана действиями самого заказчика.

Заказчик занимал противоположную позицию. Он исходил из того, что предусмотренным контрактом результатом являлась проектная документация с положительным заключением государственной экспертизы, а такого результата ему передано не было.

Именно здесь возникла центральная профессиональная проблема: отсутствие положительного заключения само по себе еще не отвечает на вопрос о причине его отсутствия. Для правильной оценки необходимо установить, почему заключение не получено — из-за недостатков разработанной документации, неполного комплекта исходных материалов, действий исполнителя, действий заказчика либо сочетания нескольких обстоятельств.

Что было установлено относительно переданной документации

Суд первой инстанции установил, что исполнитель действительно разработал проектную документацию и передал ее заказчику. Были подписаны акты передачи проектной документации и результатов инженерных изысканий, а также документы, связанные со сметной документацией.

Одновременно было установлено, что исполнитель неоднократно предпринимал действия для прохождения государственной экспертизы и сообщал заказчику о необходимости предоставить документы, которые запрашивало учреждение государственной экспертизы.

Это позволило суду оценивать ситуацию не как простое отсутствие предусмотренного результата, а как спор о причинах, по которым финальный результат не был получен.

Почему одного факта загрузки документации недостаточно

Для заказчика и исполнителя здесь важно различать два этапа. Первый — подготовка и передача проектной документации. Второй — прохождение предусмотренной контрактом экспертной процедуры и получение соответствующего заключения.

Если контракт связывает конечный результат с положительным заключением, нельзя автоматически считать обязательство завершенным только потому, что файлы проектной документации были переданы заказчику или загружены в систему государственной экспертизы.

Но обратное утверждение также требует доказательств. Сам факт отсутствия заключения не доказывает, что исполнитель не выполнил свою часть работы. Нужно установить содержание отказа, перечень недостающих документов, их источник и обязанность конкретной стороны по их предоставлению.

Как оценивать замечания государственной экспертизы

В подобных ситуациях полезно разделять замечания минимум на три группы.

• Недостатки самой проектной документации. Это вопросы содержания, состава, оформления или взаимного соответствия проектных решений, которые должен исправить разработчик.
• Недостаток исходных данных. Если для подготовки или проверки документации требуется информация, которой исполнитель объективно не располагает, необходимо установить обязанность заказчика по ее предоставлению.
• Документы заявителя и организационные документы. Это документы, подтверждающие полномочия, решения о стоимости объекта и другие сведения, необходимые именно для принятия заявления к рассмотрению.

Такое разделение позволяет не смешивать техническое качество проекта с административной комплектностью заявления. Для каждой группы существует свой ответственный участник и свой способ устранения препятствия.

Почему важна переписка между заказчиком и исполнителем

В рассматриваемом деле существенное значение имели письма исполнителя заказчику. В них исполнитель сообщал о требованиях государственной экспертизы и запрашивал документы, необходимые для продолжения процедуры.

Такая переписка способна показать временную последовательность событий: когда возникло препятствие, кто о нем узнал, какой документ потребовался, кому было направлено требование и была ли возможность устранить препятствие без участия другой стороны.

Для аналогичного проекта это означает, что замечание экспертизы желательно не просто переслать второй стороне. В рабочем документообороте необходимо фиксировать, какое именно действие требуется, кто должен его выполнить, каким документом подтверждается выполнение и к какой дате материал нужен для повторной подачи.

Что проверять перед повторной подачей

Перед повторным направлением проектной документации на государственную экспертизу полезно проводить отдельную проверку именно комплектности. Она не заменяет техническую экспертизу проекта, но позволяет обнаружить организационные препятствия до подачи заявления.

1. Сверить состав документов с требованиями к соответствующему виду экспертизы.
2. Проверить полномочия лица, которое подает комплект.
3. Проверить наличие решений и документов, подтверждающих сведения о стоимости объекта, если они необходимы для соответствующей процедуры.
4. Проверить актуальность доверенностей и сроков их действия.
5. Сопоставить проектную документацию, результаты инженерных изысканий и сметную документацию как единый комплект.
6. Разделить замечания к содержанию проекта и замечания к административной комплектности заявления.
7. Зафиксировать, какие документы должен предоставить заказчик, а какие обязан подготовить исполнитель.
8. После устранения замечаний повторно проверить весь комплект, а не только документ, который был указан в последнем отказе.

Что следует из судебной оценки

Суд первой инстанции удовлетворил иск исполнителя частично и взыскал 11 821 384 руб. 40 коп. задолженности. Апелляционная инстанция согласилась с выводами суда первой инстанции.

При этом заказчик указывал, что результатом работ, имеющим для него потребительскую ценность, являлась проектная документация, получившая положительное заключение государственной экспертизы. Исполнитель возражал, что невозможность получить такое заключение возникла вследствие непредоставления заказчиком необходимых документов.

Судебная оценка поэтому была построена вокруг фактического объема выполненных работ и причин, по которым финальная экспертная процедура не была завершена. Такой подход важен для любой проверки договорного результата: отсутствие конечного документа необходимо рассматривать вместе с действиями обеих сторон и содержанием препятствия, из-за которого этот документ не был получен.

Практический вывод для проверки проектной документации

Если проектная документация уже разработана, но положительное заключение экспертизы отсутствует, нельзя ограничиваться формулой «экспертиза не пройдена». Необходимо установить точную причину: обнаружены недостатки проекта, не хватает результатов инженерных изысканий, отсутствует часть сметной документации или учреждение не может принять заявление из-за документов заказчика.

В рассматриваемой ситуации ключевым оказалось именно такое разделение. Проектная документация была разработана и передана, исполнитель неоднократно предпринимал действия для прохождения экспертизы, а учреждение указывало на отсутствие документов, связанных в том числе с полномочиями заявителя и решениями о стоимости объекта.

Поэтому при аналогичной проверке важно оценивать не только содержание проектно-сметной документации, но и всю документальную цепочку ее прохождения экспертизы. Только сопоставление договора, актов передачи, переписки, замечаний экспертной организации и документов, которые должны были предоставить стороны, позволяет определить, где именно возникло препятствие и какая часть результата действительно выполнена.

Источник практики

Арбитражный суд Новгородской области, дело № А44-5048/2024; постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 30 марта 2025 года. В материалах дела отражены неоднократные обращения за государственной экспертизой проектной документации, замечания ГАУ «Госэкспертиза Новгородской области» к комплектности и спор о причинах неполучения положительного заключения проверки достоверности определения сметной стоимости.

Постановление суда апелляционной инстанции от 29 июля 2025 года по делу № А44-5048/2024 содержит дополнительные сведения о составе работ, передаче проектно-сметной документации и условиях контракта.

Материал подготовлен на основе открытых источников и не является описанием проекта нашей компании.